Cuando una empresa de artes gráficas calcula el coste de producir un trabajo, resulta relativamente sencillo identificar los gastos directamente asociados: materiales, tiempos de producción, acabados o transporte.
Sin embargo, existe otra parte del coste menos visible y que puede tener un peso considerable en la rentabilidad: mantener preparada toda la estructura necesaria para poder producir.
Instalaciones, personal especializado, energía, mantenimiento, logística, seguros, prevención, permisos, certificaciones o gestión forman parte de una estructura que debe mantenerse independientemente de que la carga de trabajo aumente o disminuya.
Por eso, conocer los costes de producción de una imprenta exige mirar más allá de cuánto cuesta fabricar cada trabajo.
El coste de producir va mucho más allá de cada trabajo
Detrás de cada pedido existe una estructura que tiene que estar disponible antes incluso de recibirlo.
Las instalaciones deben mantenerse y responder a determinadas exigencias técnicas. Los equipos requieren mantenimiento. La producción necesita profesionales especializados. A ello se suman consumos energéticos, seguros, prevención de riesgos, gestión de residuos, permisos industriales, certificaciones de calidad y toda la gestión asociada.
Individualmente pueden parecer costes independientes. En conjunto constituyen una parte fundamental del coste real de mantener una estructura de producción propia.
Y muchos de ellos continúan existiendo aunque la producción disminuya.
Los costes que permanecen aunque cambie la carga de producción
Cuando aumenta el volumen de trabajo, determinados costes pueden distribuirse entre una producción mayor. El problema aparece cuando la carga disminuye o se vuelve irregular, porque buena parte de la estructura permanece.
Esto significa que el coste de la estructura no siempre evoluciona al mismo ritmo que la producción.
Una empresa puede mantener una buena cartera de clientes y, sin embargo, comprobar que su estructura productiva pesa cada vez más sobre sus márgenes.
No necesariamente existe un problema de ventas. Puede existir un desajuste entre la producción real y la estructura que la empresa necesita mantener para atenderla.
¿Está la estructura dimensionada para la producción real de la empresa?
El sector gráfico ha cambiado. Los trabajos, las tiradas y las necesidades de los clientes han evolucionado, mientras que la rapidez y la capacidad para ofrecer soluciones diferentes son cada vez más importantes.
Por eso, analizar la eficiencia de una imprenta no debería limitarse a estudiar cuánto produce, sino también qué recursos necesita mantener para alcanzar esa producción.
Una estructura que estaba perfectamente dimensionada hace unos años puede dejar de estarlo si cambia el volumen o el tipo de trabajos.
Eso no significa necesariamente reducir la capacidad. Una empresa puede necesitar incluso disponer de más posibilidades de producción sin que cada nueva necesidad obligue a ampliar proporcionalmente su estructura.
Es una cuestión que ya analizamos en Cómo aumentar la capacidad de una imprenta sin renovar la estructura: capacidad y estructura no tienen por qué crecer siempre al mismo ritmo.
Cuando optimizar costes significa replantear la estructura
Reducir costes suele asociarse a negociar mejores precios, controlar consumos o mejorar procesos. Son medidas importantes. En [Cómo las imprentas pueden reducir costes comprando mejor] analizamos, por ejemplo, cómo una mayor capacidad de negociación puede repercutir directamente sobre los costes de aprovisionamiento.
Pero cuando una parte importante de los costes procede de mantener la propia estructura productiva, existe otra pregunta que merece la pena plantearse: ¿sigue siendo esa estructura la más adecuada para el negocio actual?
No se trata de producir menos ni de renunciar a capacidad. Se trata de analizar si es posible disponer de esa capacidad utilizando los recursos de una forma más eficiente.
En Cuando cambiar el modelo de producción cambia también el negocio mostramos el caso real de una empresa integrada en Grupo Plus Print que se planteó precisamente esta cuestión y decidió reorganizar su modelo productivo.
Cada empresa tiene una realidad diferente. Pero conocer el coste real de producir permite hacerse una pregunta que va mucho más allá del precio de cada trabajo:
¿Cuánto nos cuesta producir y cuánto nos cuesta estar preparados para producir?
La respuesta puede decir mucho sobre la rentabilidad de una empresa y sobre cómo debería organizarse para afrontar el futuro.
